Бюргербюрос-дер-Штадт Ольденбург: даты бронирования

Ральф Вилкен, глава Civil и Ordnungsamt, руководители проекта Сабрина Волли и Эмма Зиберт, а также Ванесса Крамер (глава Bürgerbüro Nord) и Карстен Бюсинг (глава Bürgerbüro Mitte) представляют новое сервисное предложение на терминале самообслуживания (слева).
Фото: город Ольденбург

Ольденбург ( вторая половина дня) Два гражданских офиса города Ольденбург являются наиболее загруженными районами обслуживания администрации: до 600 человек посещают Bürgerbüros Mitte, Pferdemarkt 14 и Nord, Stiller Weg 10 в дни открытия - и, в зависимости от их вместимости, Время ожидания, чтобы принять. Это должно быть лучше регламентировано с понедельника, 4 июня: в будущем встречи могут быть организованы заранее, за два месяца.

Предлагаются три варианта:

  • онлайн на www.oldenburg.de/terminvereinbarung : При бронировании встреч через Интернет пользователи выбирают услугу, которую они запрашивают, и предпочитаемую дату. В то же время они получают всю информацию о документах, которые будут предоставлены для обработки запроса.
  • по телефону 04 41/235 44 44 или по номеру 115.
  • На месте в терминале самообслуживания: клиенты сначала выбирают запрашиваемую услугу на сенсорном дисплее и получают встречу с расчетным временем ожидания. Вы можете выбрать, будет ли принято время ожидания, или назначить встречу на более поздний срок. Терминал распечатывает билет с указанием зоны ожидания и ожидаемого времени звонка.

Внеся QR-код в билет, выданный в терминале самообслуживания или в режиме онлайн-бронирования, смартфон всегда может видеть, как отображается время ожидания.

Встречи могут быть забронированы каждые полчаса: в Bürgerbüro Mitte можно одновременно забронировать шесть встреч онлайн (двенадцать в час), в то время как в Bürgerbüro Nord можно одновременно забронировать две встречи для транспортных средств (четыре в час).

«Для граждан это дает возможность работать с властями более надежно и быстрее в любое время. И мы можем лучше управлять трафиком клиентов », - говорит Ральф Уилкен, глава Службы государственной службы и общественного порядка, о преимуществах цифровых услуг. Особенно в промежуточные дни и в популярное время рекомендуется записаться на прием, чтобы обработка была гарантирована и никто не нуждался в передаче на другой день. Тем не менее, по-прежнему существует возможность проходить в гражданские кабинеты, как и раньше, без предварительной записи. «Существует общее окно возможностей для обработки текущих и будущих клиентов», подчеркивает менеджер проекта Эмма Зиберт. Система соответствует обоим: в полных залах ожидания, а также в Интернете, нет свободного окна, добавляет ее коллега Сабрина Волли.

Офисы граждан часто используются: в 2017 году было обработано около 30 000 регистраций и регистраций, выдано 27 000 паспортов, 25 000 сертификатов и подтверждений, а также обработано более 25 000 вопросов, касающихся транспортных средств. Среднее время ожидания Bürgerbüro Mitte в ходе опроса клиентов в 2016 году составило около 18 минут. В такие месяцы, как май, где регистрируется особенно большое количество автомобилей и мотоциклов, среднее максимальное время ожидания регистрации автомобилей в Bürgerbüro Nord увеличилось до 52 минут.

«Мы сравнительно хорошо относимся к этим ценностям и довольны хорошим уровнем обслуживания, который был подтвержден в опросах. Однако мы также заметили, что в прошлом время ожидания постоянно увеличивалось, потому что многие процессы становятся все более и более сложными из-за требований законодательства и процедур EDP », - объясняет Уилкен.

Администрация города надеется, что к концу года доля рабочей нагрузки с заранее оговоренными сроками составит около 25-30 процентов. С введением дополнительной услуги соглашения о назначении администрация города реагирует на предложения по улучшению, которые были получены в ходе опроса клиентов 2016 года.

Чтобы подготовиться к проекту, процессы обработки и время были задокументированы в государственных учреждениях в прошлом году, чтобы недавно установленная система планирования могла рассчитать фактические мощности. Проект стартовал в декабре 2017 года. В процессе реализации город Ольденбург работает вместе с провайдером timeacle. «Мы чувствуем себя хорошо подготовленными. Теперь мы рады, что это начнется в понедельник », - говорит менеджер проекта Эмма Зиберт.

Чтобы преодолеть любые проблемы с прорезыванием зубов, пилоты в течение первой недели помогают гражданам в обоих гражданских учреждениях. Спонтанные посещения все еще возможны.

Более подробная информация доступна на www.oldenburg.de (скачать в формате PDF) ,